FraktionPro läuft auf einem eigenen Server und wird im Browser geöffnet – keine App-Installation nötig. Alle Daten liegen primär im IndexedDB des Browsers; der localStorage dient nur als schneller Startcache. Die Daten verlassen das Gerät ausschließlich durch die eigene Datensicherung (Admin → Backup & Lizenz).

Login & Rollen: FraktionPro kennt 8 Rollen mit fein abgestuften Rechten (Lesen/Schreiben/Löschen/Exportieren/Freigeben/Kommentieren je Bereich):

• Administrator: Volle Rechte – Einstellungen, Benutzerverwaltung, Datensicherung
• Fraktionsvorsitzende/r: Alles außer technischen Einstellungen, zusätzlich Freigabe-Recht für Anträge/Pressemitteilungen
• Geschäftsführer/in: Verwaltungsrechte (Mitglieder, Ausschüsse, Dokumente, Anwesenheit), kein Zugriff auf Finanz-Konfiguration
• Fraktionskassierer/in: Schreibrecht auf Finanzdaten, sonst wie Ratsmitglied
• Ratsmitglied: Lesen überall außer Finanzen und Benutzerverwaltung, Schreiben auf eigene Anwesenheit und Kommentare
• Sachkundiger Bürger: Eingeschränkter Lesezugriff (v.a. Terminplaner und Sitzungen)
• Freie Rolle A/B: Von der Fraktion frei benennbar und konfigurierbar

Als App installieren (PWA): Im Browser-Menü „Zum Startbildschirm hinzufügen" oder auf den Installieren-Banner klicken – FraktionPro öffnet sich dann wie eine native App (Desktop, iPad, Android).

Einrichtungs-Assistent: Die Sidebar zeigt oben einen Fortschrittsbalken mit den 4 Einrichtungsschritten – tippe darauf für die Checkliste.

Empfohlene Reihenfolge beim ersten Start:

1. Einstellungen → Mandant & Branding: Fraktionsname, Partei, Farbthema, Logo und IBAN hinterlegen.
2. Grunddaten → Mitglieder anlegen – alle aktiven Mandatsträger mit Funktion, Mandatsbeginn und Kontakt.
3. Grunddaten → Ausschüsse & Gremien anlegen – Grundlage für Sitzungsgeld-Berechnung und Anwesenheitslisten.
4. Grunddaten → Terminkalender → Terminplan scannen – Jahreskalender der Stadt hochladen, AK-Sitzungen werden automatisch berechnet.
5. Jahresziel setzen – im Dashboard auf das Stiftsymbol klicken.
6. Ersten Monat erfassen – Finanzen → Monat erfassen.
7. Einstellungen → Mistral API-Key (optional) – aktiviert alle KI-Scan-Funktionen. Kostenlose Registrierung bei console.mistral.ai.

Jedes Mitglied wird mit folgenden Stammdaten gepflegt:

• Name, Vorname, Anrede, Geschlecht – für personalisierte Erinnerungsmails
• Funktion / Typ (Ratsmitglied, Fraktionsvorsitz, Sachk. Bürger …) – bestimmt den Abgabensatz
• Seit / Bis – Mandatszeitraum. „Bis" leer = aktiv. Eintrag = Inaktiv/Ehemalig
• Ausschüsse – Zuordnung zu Gremien mit Rolle (Mitglied/Stellvertreter) und Rang – Basis für Anwesenheitslisten
• E-Mail & Telefon – für Erinnerungen
• Foto: Mitglied bearbeiten → Kamera-Icon → Foto aufnehmen oder Bild hochladen
• Zusatzangaben: Bis zu 5 eigene Felder (z.B. „Bezirk", „Parteinummer", „Telegram") – über Schaltfläche „⚙ Zusatzangaben" auf der Mitglieder-Seite konfigurierbar

Import per KI-Scan: Die Ausschussbesetzungsliste der Stadt als PDF hochladen – die KI erkennt alle Zuordnungen automatisch.

Kontaktdaten bereinigen (Admin): Bei inaktiven Mitgliedern erscheint im Mitglied-Modal der Button „🗑 Kontaktdaten bereinigen". Löscht E-Mail, Telefon, Geburtstag und alle Freifeld-Inhalte auf Anfrage (Art. 17 DSGVO). Name und Rollenverlauf bleiben erhalten (öffentliches Mandat). Nach der Bereinigung zeigt der Button „✅ Bereits bereinigt" und kann nicht erneut ausgeführt werden.

Ausschüsse sind das Rückgrat des Systems: Sie bestimmen, wer bei welchen Sitzungen erscheint, wer Sitzungsgeld erhält und wie Anwesenheitslisten automatisch befüllt werden.

Ausschuss anlegen:

• Name & Kürzel – z.B. „Hauptausschuss" / „HA" (Kürzel erscheint im Kalender)
• AK-Vorlauf (Tage) – wie viele Tage vor der Ausschusssitzung findet der Arbeitskreis statt?
• Sitzungsgeld – Betrag je Sitzungsteilnahme
• Abrechnungsart: Abrechnung Stadt (Stadt zahlt direkt, §5 EntschVO) oder Eigenerfassung Fraktion (Fraktion rechnet selbst ab – z.B. VR-Sitze, Beiräte)

Mitglieder zuordnen (Schnelleintrag): Ausschuss öffnen → im Detail-Panel „+ Mitglied hinzufügen" → Name wählen → Rolle (Mitglied / Stellvertreter / Vorsitz) und Rang vergeben. Rang 1 = Erstbesetzung, erscheint prominent auf der Kachel. Stellvertreter-Typ wählbar: nach Rang (allgemeine Vertretungsliste) oder persönlich (jeder Stellvertreter vertritt eine konkrete Person).

Vorsitzende/r am Ausschuss hinterlegen: Im Ausschuss-Bearbeitungs-Dialog gibt es eine eigene Sektion „Vorsitzende/r". Dort kann eine Person eingetragen werden, die kein Fraktionsmitglied sein muss – z.B. der Bürgermeister beim Rat oder eine Person einer anderen Partei. Für diese Person wird automatisch die korrekte Briefanrede generiert.

• Platzhalter [AUSSCHUSS_VORSITZ] und [AUSSCHUSS_VORSITZ_ANREDE] in Antrags-Vorlagen werden automatisch mit dem aktuellen Vorsitz befüllt
• Quelle-Badge im Detail-Panel zeigt, ob Vorsitz extern oder aus der Fraktion stammt

Zwei Ansichten:

• ⊞ Karten: Jeder Ausschuss als Kachel mit Mitgliederzahl, Vorsitz und Terminvorschau
• ⊟ Matrix (Besetzungsmatrix): Tabellarische Gesamtübersicht – wer sitzt in welchem Ausschuss mit welcher Rolle? Horizontal scrollbar bei vielen Ausschüssen.

Jeden Monat liefert die Stadt eine Abrechnung der Aufwandsentschädigungen. Zwei Erfassungswege:

Weg A – KI-Scan (empfohlen):

1. PDF oder Foto der Stadtabrechnung hochladen
2. Mistral erkennt alle Personen und Beträge automatisch
3. Einzelbeträge ggf. korrigieren, Prüfsumme abgleichen → Speichern

Weg B – Manuelle Eingabe: Monat & Jahr wählen, Beträge direkt eintragen.

Nicht alle Sitzungsgelder werden von der Stadt abgerechnet. Gremien wie VR-Sitze, Beiräte oder externe Ausschüsse ohne Stadtabrechnung werden über die Eigenerfassung dokumentiert – die Fraktion rechnet selbst ab.

Die Eigenerfassung-Seite ist eine Ergebnisübersicht – Daten werden nicht hier eingegeben, sondern fließen aus dem normalen Workflow herein:

1. ① Grunddaten → Ausschüsse: Gremium anlegen, Typ „Eigenerfassung Fraktion" wählen, Sitzungsgeld hinterlegen
2. ② Terminkalender: Sitzungstermine des Gremiums im Terminplaner eintragen (z.B. via Terminplan-Scan oder manuell)
3. ③ Sitzungen erfassen: Aus dem Terminplaner oder über „→ Erfassen" auf dieser Seite die Anwesenheit je Termin dokumentieren
4. ④ Ergebnis sichtbar: Diese Seite zeigt pro Gremium alle Kalendertermine mit Status (✓ erfasst / ⚠ noch offen), Brutto-Sitzungsgeld und kalkulierter 30 %-Abgabe – automatisch aggregiert

Die Prognose berechnet aus Vorjahreswerten für jeden Monat ein Saisongewicht (z.B. „der März bringt typisch 9 % des Jahreswerts"). Daraus wird die Jahreschance hochgerechnet.

• Soll: Jahresziel × Saisongewicht = monatlicher Planwert
• Prognose: aktuelles Jahresist ÷ bisheriges Gewicht = Jahreshochrechnung
• Bandbreite: ±1 Standardabweichung zeigt Schwankungsbereich
• Kumulative Abweichung: Ist – Soll bis heute. Grün = über Plan.

Das Tracking unterscheidet Soll (laut Abgaben-Matrix) von Ist (tatsächlich eingegangene Überweisungen). Farbige Badges zeigen sofort, wer noch schuldet, wer teilweise gezahlt hat und wer ausgeglichen ist.

Aufbau der Seite (3 Bereiche):

1. ⚙ Erinnerungen & IBAN – eingeklappt, nur bei Bedarf öffnen: Frequenz (Quartal/Halbjahr/Jahr), aktive Textvorlage, IBAN der Fraktion für den [IBAN]-Platzhalter
2. Zahlungsstatus – die zentrale Arbeitstabelle (s. unten)
3. Jahresabschluss – Soll/Ist-Übersicht für das gewählte Jahr, druckbar als PDF

Workflow Zahlungsstatus:

1. Tabelle zeigt pro Mitglied und Periode den Soll-Betrag (Hintergrundfarbe: grün = vergangene Periode mit Abgabe, orange = laufende Periode, kein Hintergrund = zukünftig)
2. Spaltenüberschriften mit orangem [E]-Badge kennzeichnen Eigenerfassungs-Monate – Monate ohne Stadtbeleg, in denen Sitzungsgelder aus eigener Abrechnung (Gremien mit Eigenerfassung) vorhanden sind. Soll- und Ist-Werte enthalten diese Beträge bereits.
3. Ist-Betrag eintragen sobald eine Überweisung eingeht – Feld direkt in der Tabelle, Wert speichert sofort
4. Status wechselt automatisch: ✓ Grün = vollständig gezahlt · Teil = Teilzahlung · Offen = noch nichts eingegangen
5. Bei offenen Beträgen: Erinnerung…-Button → individualisierte Nachricht per E-Mail oder WhatsApp/SMS verschicken
6. Falsche Ist-Werte: ✕-Button (rot) → alle Ist-Einträge des Mitglieds für dieses Jahr zurücksetzen, nach Bestätigungsdialog

Erinnerungs-Vorlagen: Vier eingebaute Vorlagen (freundlich, förmlich, kurz/WhatsApp, nachdrücklich) werden automatisch mit den Daten des Mitglieds befüllt. Platzhalter: [VORNAME], [SOLL], [IST], [OFFEN], [IBAN], [PERIODE]. Die fertige Nachricht kann vor dem Versand noch angepasst werden.

Jahresabschluss (Soll / Ist): Zeigt je Mitglied:

• Soll – berechnete Jahresabgabe laut Matrix
• Ist – Summe aller eingetragenen Ist-Beträge
• Differenz mit Status-Badge: 🔴 Nachzahlung · 🟡 Überdeckung · 🟢 Ausgeglichen

„Drucken / PDF" erzeugt eine druckbare Jahresabschluss-Tabelle. Mitglieder ohne Abgabenpflicht werden ausgeblendet.

Der Terminplaner ist die Grundlage für Sitzungsgeld-Berechnungen und Anwesenheitslisten. Hier werden alle Ausschuss-, Rats-, AK- und Fraktionstermine des Jahres verwaltet.

Einrichtung – Schritt für Schritt:

1. Ausschüsse anlegen (Grunddaten → Ausschüsse): Name, Kürzel, Sitzungsgeld-Einstellung, AK-Vorlauf in Tagen
2. 📥 ICS-Import – Ausschuss- und Ratstermine direkt aus SD.NET / SOMACOS importieren:
   Auf der SD.NET-Ratsinfo-Seite den Kalender als .ics-Datei herunterladen → in FraktionPro hochladen. Die Termine werden automatisch den richtigen Ausschüssen zugeordnet.
3. Alternativ: KI-Scan – wenn kein ICS-Export verfügbar ist:
   Terminplan-PDF der Stadt hochladen → KI erkennt Sitzungsdaten automatisch. Erkannte Ausschüsse erscheinen als Dropdown – bei unbekanntem Kürzel mit ⚠-Hinweis zur manuellen Zuordnung. „🔄 Erneut analysieren" ergänzt neue Termine und entfernt Duplikate.
4. ▶ AK & Fraktion generieren – erzeugt automatisch alle AK-Sitzungen (X Tage vor dem Ausschuss, je Ausschuss konfigurierbar) und Fraktionssitzungen
5. Einzelne Termine bei Bedarf über + Termin ergänzen oder in der Liste direkt bearbeiten (✏) bzw. löschen (✕)

Termintypen: Ratssitzung · Ausschuss · Arbeitskreis (AK) · Fraktionssitzung · Sonstige · Partei

Kalender-Abonnement (WebCal): Im Dashboard unter „⚡ Schnellzugriff" über den Button „📅 Kalender abonnieren" erreichbar. Jeder Login erzeugt sich einen eigenen, persönlichen webcal://-Link mit eigener Auswahl, den Outlook, Apple Kalender und Google Kalender direkt abonnieren können – Termine werden automatisch aktuell gehalten.

• Fraktionssitzung ist für alle fest enthalten (nicht abwählbar) – Rat und Sonstige lassen sich einzeln zu-/abschalten
• Ausschüsse einzeln wählbar: Für jeden Ausschuss per Checkbox entscheiden, ob seine Termine im eigenen Kalender erscheinen sollen – der zugehörige Arbeitskreis (AK) wird automatisch mit einbezogen, da beide dieselbe Ausschusszuordnung teilen
• Termin-Felder Ort/Raum und Videokonferenz-Link werden im Kalender-Eintrag angezeigt
• „Link neu generieren" erstellt bei Bedarf einen neuen persönlichen Token (der alte Link funktioniert dann nicht mehr) – betrifft nur den eigenen Feed, nicht die Links der Kolleg*innen

Das Vorgangsmodul ist das politische Gedächtnis der Fraktion: Anträge, Anfragen, Beschlüsse, Pressemitteilungen und Zeitungsartikel werden zentral archiviert und verknüpft.

Vorgangstypen: 📋 Antrag · ❓ Anfrage · ✅ Beschluss · 📣 Pressemitteilung · 📰 Zeitungsartikel · 📁 Sonstiges

Möglichkeiten:

• KI-Import: Text oder Datei hochladen → Mistral erkennt Typ, Titel, Datum, Tags und Zusammenfassung automatisch
• Bulk-Upload: Mehrere PDFs auf einmal hochladen (max. 20) – jede Datei wird einzeln als Vorgang angelegt. Duplikate werden farblich markiert, Dateinamen automatisch bereinigt. Statusvoreinstellung je Typ (PM → Versendet, Artikel → Archiviert).
• Verknüpfungen: Antrag ↔ Pressemitteilung ↔ Zeitungsartikel direkt verbinden
• Wiedervorlage: Datum und Notiz setzen → erscheint im Dashboard und auf der Wiedervorlagen-Seite
• Statusfluss: Entwurf → Eingereicht → Im Ausschuss → Beschlossen / Abgelehnt
• Timeline: alle Vorgänge chronologisch, filterbar nach Typ, Status, Jahr
• Auswertungen: Charts zu Typ, Status, Themen, Erfolgsquote Anträge
• Semantische Suche: „🔍 KI-Suche" findet auch inhaltlich verwandte Vorgänge ohne exakte Stichwörter

Die Medienbeobachtung wertet Zeitungsartikel, TV- und Radiobeiträge aus, die als Vorgänge in Presse & Medien erfasst sind. Es gibt kein Gesamturteil pro Artikel – stattdessen wird jeder im Artikel genannte politische Akteur (eigene Fraktion, andere Parteien, Verwaltung …) einzeln bewertet (Akteursprinzip).

Workflow – Artikel erfassen und auswerten:

1. ① Artikel anlegen: In Presse & Medien einen Vorgang vom Typ Zeitungsartikel/TV-/Radio-Beitrag erfassen – wie jeden anderen Vorgang, optional mit PDF-Anhang.
2. ② Externe KI-Analyse (Prompt A): Der Artikelinhalt wird außerhalb von FraktionPro bewertet (z.B. im Claude-Chat) – Anleitung dazu in presseartikel-auswertung-prompt.md. Ergebnis ist eine strukturierte JSON-Auswertung, kein Fließtext.
3. ③ JSON importieren: Im Bearbeitungsformular des Vorgangs, Abschnitt „📰 Medienanalyse" → „📥 JSON importieren". FraktionPro speichert nur die strukturierte Analyse (Autor, Artikeltyp, Länge, Platzierung, je genanntem Akteur: Rolle, Sichtbarkeit, Zitat, Bildpräsenz, Tonalität, Position) – nie den Originaltext des Artikels. Korrektur nur über erneuten Import möglich.
4. ④ Verknüpfen: Auf der Medienbeobachtungs-Seite über 🔍 „Analyse & Verknüpfungen" den Artikel mit dem passenden Fraktions-Vorgang verbinden (z.B. dem eigenen Antrag, über den berichtet wird) – manuell oder per KI-Vorschlag.

Medienresonanzindex (MRI): Der Button „📊 Auswertung" öffnet die Meta-Analyse mit:

• MRI-Tabelle nach Partei: aufklappbar bis zur einzelnen Erwähnung. Zeigt Σ Präsenz (gewichtete Sichtbarkeit), Ø Resonanz (−1…+1, negativ = kritische Darstellung) und Medienwirkungsindex (Σ MRI – Gesamtwirkung über den Zeitraum) – filterbar nach Partei, Akteurstyp und Medium.
• KI-Periodenbericht (Prompt D): Fließtext-Bericht (8 Abschnitte: Sichtbarkeit, Tonalitäts-Trend, Parteienvergleich, Frame-Risiken, Themen, Personen, Vorgangsresonanz, Empfehlungen) für eine einzelne Periode oder als Periodenvergleich A/B – druckbar oder als Präsentation exportierbar.

Das Anwesenheitsmodul erfasst die Teilnahme an Fraktion-, AK-, Ausschuss- und Ratssitzungen. Über die Sitzungsliste öffnet sich das Sitzungsdetail – ein vollständiger Workflow mit Anwesenheit, Tagesordnung, Votum, Notizen und Protokoll-PDF.

Anwesenheit erfassen (Basis-Workflow):

1. Aus dem Terminplaner oder über Sitzungen & Anwesenheit eine Sitzung öffnen
2. Anwesende Mitglieder abhaken – die Liste wird automatisch aus den Ausschuss-Zuordnungen befüllt
3. Dokumentationsart wählen: 🖊 Tablet-Unterschriften (jede Person unterschreibt digital) oder ✓ Bestätigung durch Geschäftsführer/in
4. Status setzen: Erfasst oder direkt Eingereicht
5. 🖨 Als PDF speichern und 📧 Per E-Mail ans Ratsbüro senden

Sitzungsdetail – Tagesordnung, Votum & Notizen (alle Sitzungstypen):

Das Sitzungsdetail zeigt ein Split-Layout (links: Anwesenheit + Unterlagen · rechts: TOPs):

• Tagesordnung (TOPs): TOPs manuell anlegen (Button „+ TOP") oder per KI aus der hochgeladenen Sitzungsvorlage extrahieren lassen. Klick auf den TOP-Titel macht ihn aktiv (roter Rahmen).
• Votum: Für den aktiven TOP Votum setzen: Ja / Nein / Enthalten / Verschieben / Sonstiges / Kenntnisnahme. Das gesetzte Votum erscheint als farbiger Badge in der TO-Liste. Zweiter Klick auf dasselbe Votum entfernt es wieder.
• Notizen: Zum aktiven TOP eine Notiz eintragen (Textarea unter dem Votum-Block). Eine Vorschau des nächsten TOPs (mit Votum-Badge und Notiz-Icon) ermöglicht schnelles Weiternavigieren.
• Unterpunkte: „+ Unterpunkt" ergänzt Einträge zu einem TOP (Nummerierung 1.1, 1.2 …). Erscheinen auch beim Drucken der Tagesordnung.
• TO drucken: „Tagesordnung drucken" öffnet ein Druckfenster mit Briefkopf, TOPs und Unterpunkten.
• Fraktionssitzung – TO-Vorlage: Die Fraktionssitzungs-Tagesordnung basiert auf einer konfigurierbaren globalen Vorlage (Einstellungen → Fraktions-TO). Jede Session-Kopie kann davon abweichen ohne die Vorlage zu verändern. TOPs können per ↑↓ verschoben werden.

Sitzungsunterlagen hochladen:

• Vorlage: Drag & Drop-Zone im linken Panel – PDF hochladen, lokal gespeichert und (bei aktiver Server-Synchronisation) automatisch für alle Geräte/Rollen verfügbar gemacht. Danach: öffnen, entfernen oder TOPs per KI extrahieren lassen.
• Eigene Dokumente: Beliebige weitere Dateien (PDF, Word, Excel, Bilder …) als Zusatzdokumente hochladen – ebenfalls geräteübergreifend abrufbar bei aktiver Server-Synchronisation.
• KI-Abfrage: Bei vorhandenem Anhang erscheint ein KI-Button – Klick liest das Dokument per OCR ein und öffnet den Chat-Assistenten mit dem Dokumenttext als Kontext.

AK → Ausschuss Smart-Link:

Im AK-Sitzungsdetail erscheint automatisch ein Hinweis auf die zugehörige Ausschusssitzung. Bei genau einem Kandidaten wird die Verknüpfung automatisch gesetzt; bei mehreren erscheint ein Auswahlmenü. Der verknüpfte Ausschusstermin lässt sich direkt aus dem AK-Detail öffnen.

Protokoll-PDF erstellen und versenden:

1. Im Sitzungsdetail (linkes Panel, unter Sitzungsunterlagen): „📄 Protokoll-PDF erstellen" klicken
2. Das Protokoll enthält: Sitzungstyp, Datum, Ort, alle Anwesenden sowie die vollständige Tagesordnung mit Votum-Badges und Notizen
3. PDF wird gespeichert (bei aktiver Server-Synchronisation für alle Geräte/Rollen abrufbar) – danach erscheinen Schaltflächen zum Öffnen, Versenden, Neu erstellen und Löschen
4. Beim Versenden: Empfängergruppen auswählen (Alle · Ratsmitglieder · Sachk. Bürger · Ausschuss-Mitglieder · Fraktionsvorstand) oder einzelne Personen anwählen → PDF wird als E-Mail-Anhang versendet

Anwesenheit zurücksetzen:

Im Terminkalender (Listen-Ansicht) zeigt jede Sitzung mit Anwesenheitsdaten einen ↺-Button. Nach Bestätigung werden alle Anwesenheitseinträge des Termins gelöscht. Nützlich wenn z.B. eine Absage irrtümlich ausgelöst wurde.

Sitzungsgeld-Regeln:

• AK-Sitzungen: Alle Anwesenden (Mitglieder + Stellvertreter) erhalten Sitzungsgeld
• Fraktionssitzungen: Alle aktiven Mitglieder erhalten Sitzungsgeld bei Anwesenheit

FraktionPro nutzt Mistral AI (europäischer Anbieter, DSGVO-konform) für alle KI-gestützten Funktionen.

API-Key: Zwei Varianten

• Fraktionsschlüssel (empfohlen): Der Admin hinterlegt den Mistral-Key einmalig im Admin-Bereich → KI + Datenschutz. Der Key liegt sicher auf dem Server und verlässt ihn nie. Normale Nutzer sehen im KI-Status „✅ KI via Fraktionsschlüssel aktiv" und müssen nichts eintragen.
• Persönlicher Key: Alternativ kann jeder Nutzer einen eigenen Key in Einstellungen → KI-Status hinterlegen (kostenlose Registrierung unter console.mistral.ai).

KI-Scan & Import-Funktionen:

• PDF-Scan Abgaben: Stadtabrechnungen hochladen → Mistral OCR extrahiert alle Beträge
• Mitglieder-Import: Ausschussbesetzung oder Geburtstagsliste als PDF scannen
• Terminplan-Scan: Jahreskalender der Stadt einlesen → alle Sitzungstermine werden automatisch erkannt
• Vorgangs-KI-Import: Dokument hochladen oder Text einfügen → Typ, Titel, Datum, Tags und Zusammenfassung werden erkannt
• KI-Zusammenfassungen: Im Detail-Modal eines Vorgangs auf KI klicken → 2-3-Satz-Zusammenfassung. Batch-Funktion für alle Vorgänge auf der Auswertungsseite
• KI-Abfrage Sitzungsunterlagen: Im Sitzungsdetail erscheint bei hochgeladenen PDF-Dokumenten (Vorlage oder Zusatzdokument) ein KI-Button. Klick liest die Datei per OCR ein und öffnet den Chat-Assistenten mit dem Dokumenttext als Kontext – für direkte Fragen zu diesem Sitzungsdokument.
• Semantische Suche: In der Antragskontrolle auf 🔍 KI-Suche → inhaltliche Suche ohne exakte Stichwörter
• KI-Vorschläge: Im Bearbeitungsformular auf 💡 klicken → Mistral schlägt Tags, Typ und Ausschuss vor
• 💬 Mit KI besprechen: Im Detail-Dialog eines Vorgangs auf den Button „💬 Mit KI besprechen" klicken (dieser Button ist im Dialog-Footer, nicht der runde rote KI-Button rechts unten im Bildschirm) → Chat öffnet sich mit dem vollständigen Dokumenttext als Kontext für direkte Fragen, Zusammenfassungen und Argumentationsanalysen zu genau diesem Dokument

KI-Assistent (🔴 roter Kreis-Button unten rechts): Der runde rote KI-Button mit „KI"-Badge unten rechts im Bildschirm öffnet den integrierten KI-Assistenten. Er kennt die Fraktionsdaten (Vorgänge, Termine, Mitglieder & Ausschüsse, Satzungen, aggregierte Finanzdaten) und beantwortet Fragen wie:

• „Welche Anträge haben wir zum Thema Radverkehr gestellt?"
• „Bereite mich auf die Hauptausschuss-Sitzung am 12.6. vor."
• „Was steht in unserer Fraktionssatzung zu Beschlussfähigkeit?"
• „Wie viele aktive Mitglieder haben wir aktuell?"
• „Wie hoch waren unsere Gesamtabgaben im ersten Quartal?"

Die Seite KI-Assistent (Sidebar) bietet zusätzliche Einstiegspunkte mit vorgefertigten Prompts für häufige Anfragen.

DSGVO-Hinweis: Vor der ersten KI-Nutzung erscheint automatisch ein Hinweis-Dialog, der erklärt, welche Daten an Mistral übertragen werden. Personennamen werden vor der Übertragung automatisch durch neutrale Codes ersetzt (z.B. [P1], [P2]). Der Hinweis kann unter Admin → KI + Datenschutz zurückgesetzt werden.

KI-Kostenlimit (Admin): Unter Admin → KI + Datenschutz kann ein monatliches Anfragen-Limit gesetzt werden. Bei Überschreitung werden keine weiteren KI-Anfragen ausgeführt (Warnung bei 90 %).

Der Einstellungsbereich ist nach Rollen aufgeteilt – Admins sehen zusätzliche Admin-Seiten in der Sidebar:

Für alle Nutzer (Einstellungen):

• Mitglieder-Zusatzangaben: Bis zu 5 eigene Felder definieren (z.B. „Bezirk", „Telegram", „Parteinummer")
• Kalender-Abonnement: WebCal-Link konfigurieren (auch über Terminplaner → „📅 Kalender abonnieren")
• Einreichung & Ratsbüro: E-Mail-Adresse der Stadtverwaltung für Anwesenheitslisten
• KI-Status: Verbindungsanzeige, Monats-Nutzungszähler, Verbindungstest
• DSGVO-Mustervereinbarung: Über den Button „Mustervereinbarung öffnen" wird eine vorausgefüllte Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung für die Nutzung von FraktionPro im Büro angezeigt (druckbar, als rechtliche Orientierung – kein vollständiger Rechtsrat)

Grunddaten (Sidebar):

• Dokumente & Satzungen: Kommunale Dokumente und Fraktionsdokumente hochladen – der KI-Assistent nutzt sie für Satzungsfragen
• Vorlagen: Erinnerungs- und Anschreiben-Vorlagen bearbeiten
• Dokument-Schriften: Partei-Schrift ist voreingestellt und gilt automatisch für alle PDF-Exporte. Unter „Dokument-Schriften" kann bei Bedarf eine abweichende Schrift gewählt werden; „↺ Partei-Standard wiederherstellen" setzt auf die CI-Schrift zurück.

Vergütung & Abgaben (Sidebar, unter Finanzen):

• Entschädigungsverordnung hochladen (NRW-Automatik per KI-Scan)
• Standard-Abgabenprozentsatz und Abgaben-Matrix je Funktion und Jahr

Admin-Bereich (nur Admin, eingeklappt in der Sidebar):

• Mandant & Branding: Fraktionsname, Partei, Logo, Farbthema, IBAN – nur beim Erzeugen des Kunden-Builds
• Benutzerverwaltung: Zugänge anlegen, eine der 8 Rollen vergeben (siehe Schritt 1 „Erste Schritte"), Passwörter zurücksetzen. Zeigt zusätzlich „Wer ist aktuell im Tool", Nutzungszeiten (letzte 7 Tage), Passwort-Alter pro Nutzer (bei Rollen mit Zwangsfrist: Admin 90 Tage, Vorsitz/GF/Kassierer 180 Tage) und die vollständige Rollenmatrix.
• Backup & Lizenz: Datensicherung und Import (nur Admin, seit v5.6.4 – nicht mehr in der Sidebar), automatische Snapshots, PDF-Diagnose, „🧹 Testdaten bereinigen", Lizenzstatus
• KI + Datenschutz: Fraktionsschlüssel hinterlegen, KI-Kostenlimit, DSGVO-Hinweis zurücksetzen, DSGVO-Checkliste (11 Pflichtschritte in 4 Kategorien: Server · KI · Intern · Notfall; Fortschritt wird auch auf der Willkommen-Seite angezeigt)
• Software-Update: Unter Admin → Willkommen → Bereich „Software-Update" lässt sich die aktuelle Version prüfen und ein verfügbares Update direkt im Browser einspielen (lädt neue Version herunter, erstellt Backup der alten). Voraussetzung: Server muss Schreibzugriff auf die App-Datei haben.

Alle Stammdaten und Finanzdaten liegen ab v5.6.11 primär im Browser-IndexedDB (primärer Speicher). Der localStorage dient nur noch als schneller Startcache – fällt er weg, lädt die App aus IndexedDB nach. Angehängte Original-PDFs und Protokoll-PDFs liegen ebenfalls in IndexedDB und werden seit v5.6.37 zusätzlich auf den Fraktions-Server gespiegelt (sofern Server-Synchronisation aktiv ist) – PDFs sind dadurch auch auf anderen Geräten und für andere Rollen abrufbar, nicht mehr nur auf dem Gerät, von dem aus hochgeladen wurde. Ohne aktive Server-Synchronisation bleiben PDFs weiterhin geräte-/browserlokal.

• Manuelles Backup (wichtigste Maßnahme): Admin → Backup & Lizenz → „↓ Daten exportieren" → JSON-Datei sichern. Das Backup enthält auch alle angehängten PDFs vollständig. Mindestens monatlich, besser wöchentlich. (Export und Import wurden in v5.6.4 aus der Sidebar in den Admin-Bereich verschoben – kein Zugriff mehr für Nicht-Admins.)
• Automatische Snapshots: Das Tool sichert rollierend automatisch (nur Stamm- und Finanzdaten, keine PDFs). Admin → Backup & Lizenz → Snapshot wiederherstellen.
• Neues Gerät / Browser-Wechsel: JSON-Backup importieren (Admin → Backup & Lizenz → Daten importieren) – stellt auch alle PDFs wieder her.
• PDF-Diagnose: Admin → Backup & Lizenz → „PDF-Speicher Diagnose" zeigt welche PDFs noch vorhanden sind und ermöglicht Bereinigung.
• PDFs zum Server synchronisieren: Admin → Backup & Lizenz → „☁ Lokale PDFs zum Server synchronisieren" lädt PDFs, die bisher nur auf einem Gerät lokal gespeichert waren, nachträglich auf den Server hoch – danach für alle Geräte/Rollen abrufbar.
• Testdaten bereinigen: Admin → Backup & Lizenz → „🧹 Testdaten bereinigen" – löscht alle Kalendertermine ohne Anwesenheitseinträge. Nützlich beim ersten produktiven Start nach der Einrichtung; danach ICS-Import und AK/Fraktion-Generierung neu ausführen.

Mehrere Geräte / Nutzer gleichzeitig: FraktionPro synchronisiert Daten beim Login mit dem Server. Wenn jemand anderes zwischenzeitlich gespeichert hat, erscheint nach dem Login ein Hinweis-Toast: „⚠ Neuere Version vom Server übernommen" mit Zeitangabe und Nutzer. Das bedeutet: die eigenen lokalen Änderungen (vor dem letzten Speichern) wurden durch den neueren Server-Stand ersetzt.

Der Vorlagen-Generator erstellt Pressemitteilungen, Anträge und Anfragen im CI-Briefkopf der Fraktion – mit Live-Vorschau und direktem PDF-Druck. Kein externes Tool, keine Formatierungsarbeit.

Schritt 1 – Briefkopf einrichten (einmalig, Admin):

Pfad: Grunddaten → Dokumente → Briefkopf (Ersteinrichtung)

• Logo hochladen: PNG/JPG bis 500 KB – erscheint oben links in allen Dokumenten
• PDF-Scan (KI): Einen vorhandenen Briefkopf als PDF hochladen → Mistral liest Adressfelder automatisch aus (Org-Name, Adresse, Tel, E-Mail, Web, Ort)
• Felder können jederzeit manuell angepasst und gespeichert werden
• Versandberechtigte Personen (PM): Bis zu 5 Personen mit Name und Funktion eintragen – erscheinen als Unterzeichner/in-Auswahl im PM-Formular

Schritt 2 – Vorlage erstellen:

Pfad: Tagesarbeit → Briefkopf & Vorlagen

• Typ wählen: Pressemitteilung oder Antrag/Anfrage – der 3-Schritt-Wizard öffnet sich
• Formular ausfüllen: Bekannte Felder werden automatisch vorausgefüllt – Gremium aus dem Ausschuss-Kontext, eigener Name und Funktion aus den Mitgliedsdaten, Datum auf heute. Die DIN-A4-Live-Vorschau mit SPD-Hürth-Briefkopf aktualisiert sich bei jeder Eingabe sofort.
• Grußformel wählen (6 Optionen, Standard: „Mit freundlichen Grüßen") – erscheint im PDF vor der Unterschriftenzeile

Pressemitteilung (PM):

• Felder: Datum · Überschrift · Lead · Haupttext Absatz 1 + 2 · Rückfrage-Kontakt
• Unterzeichner/in: Dropdown aus den in den Briefkopf-Einstellungen eingetragenen Versandpersonen – Name und Funktion erscheinen mit Unterschriftslinie im PDF

Antrag / Anfrage:

• Felder: Typ (Antrag / Anfrage / Dringlichkeitsantrag) · Gremium · Datum · Betreff · Antragstext · Begründung
• Unterschriften: Bis zu 3 Spalten – Fraktionsvorsitz (vorbelegt), Ausschuss-Sprecher (aus gewähltem Gremium), freies Mitglied (optional)
• Gremium-Wechsel aktualisiert Vorsitz-Anrede und Sprecher-Vorauswahl automatisch

Schritt 3 – PDF drucken:

• Button 🖨️ Als PDF drucken öffnet den Browser-Druckdialog – nur das fertige Dokument ist sichtbar, kein App-Menü oder Browser-Chrome
• DIN 5008-Ränder, CI-Schrift aus den Schrift-Einstellungen, vollständiger Briefkopf mit Logo
• Das Druckfenster schließt sich nach dem Drucken automatisch

An diese Adresse werden Feedback- und Support-Nachrichten aus der App gesendet.

Von dieser Adresse werden Protokoll-Mails und sonstige ausgehende Nachrichten versendet.
Aktiv: noreply@merit-advisory.de
⚠ Erst ändern wenn Zugang zum Mailserver der SPD Hürth vorliegt (SPF/DKIM muss autorisiert sein).

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Fraktionen benötigen eine interne Vereinbarung mit Mitgliedern über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Kein Ersatz für Rechtsberatung.

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Die Nutzung ist ausschließlich dem im Rahmen einer individuellen Vereinbarung autorisierten Anwender gestattet. Jede darüber hinausgehende Verwendung – insbesondere Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung oder Weitergabe an Dritte – ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Entwicklers unzulässig.

Kontakt: Merit Advisory · Heiko Twellmann · E-Mail: service@merit-advisory.de

• Kein Mehrbenutzerbetrieb – die App läuft nur für eine Person gleichzeitig
• Kein automatisches Server-Backup (nur manueller Download)
• Keine PWA-Installation / kein Homescreen-Icon (kein HTTPS)
• KI-Funktionen (Mistral) benötigen weiterhin eine Internetverbindung
• api.php / setup.php stehen nicht zur Verfügung – Authentifizierung entfällt

Aktive Zeit pro Tag, basierend auf Heartbeats während die App offen/sichtbar war. Hintergrund-Tabs zählen nicht mit.